Rinnovo e innovazione, in molti casi, vanno di pari passo. Soprattutto in realtà aziendali piuttosto piccole, l’ufficio può spesso essere ancora ingombro di faldoni e documentazione conservata “alla vecchia maniera”. Non si tratta solo di una questione anagrafica, ma soprattutto di abitudini: il mondo odierno va sempre molto di fretta e occorre stare letteralmente al passo coi tempi.
Digitalizzazione: questa sconosciuta
Digitalizzare il proprio lavoro non significa dover avere a che fare con operazioni estremamente complesse: specie se ci si affida a professionisti del settore. Basta visitare la pagina web di una realtà come Edok (edok.it) per avere una panoramica dei servizi offerti.
Occorre ad esempio sapere che la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per molteplici categorie di lavoratori, mentre la trasposizione in digitale dei documenti li rende validi per legge. Avere l’opportunità di gestire, ricercare, inviare o semplicemente archiviare della documentazione importante senza necessità di stamparla sempre è vantaggioso sotto svariati punti di vista.
Si possono guadagnare spazio e tempo, avere su schermo tutto il necessario attraverso software dedicati e personalizzati, nonché creare veri e propri ambienti lavorativi da condividere con i dipendenti senza dover fare tante fotocopie.
Ciascun documento sarà protetto molto meglio che in un faldone e non rischierà di deteriorarsi, persino perdendo la sua validità. Grazie a firme digitali e sistemi di autenticazione, inoltre, tale valore sarà intatto. Sostenibili e versatili, i documenti in digitale possono presentarsi in diversi formati e integrarsi con svariati software per una gestione generale ancora più smart.
Altri consigli per modernizzare l’ufficio
Sistemata l’archiviazione dei documenti e automatizzati il più possibile i processi aziendali, occorre sfruttare al meglio gli spazi guadagnati: lo stile del proprio ufficio è una faccenda molto personale e se si desidera mantenere quello attuale può essere comunque una buona idea “svecchiare” alcuni mobili. Ad esempio con una piccola opera di restauro.
Va prestata particolare attenzione allo spazio disponibile su scrivanie e piani di lavoro, evitando ingombri e calibrando bene le sedie da computer. Queste ultime, come è noto, devono essere ergonomiche e supportare la seduta durante le ore in cui ci si trova al videoterminale. Alle volte, bastano una poltrona rotta o un’illuminazione errata per vivere in modo disagevole il lavoro.
Proprio per quanto concerne l’illuminazione, si possono aggiungere moderne luci LED che sono anche dimmerabili: ovvero, se ne modula l’intensità a seconda che serva più o meno illuminazione. Sono perfette da tenere sulla scrivania e molte si direzionano dove è utile.
Cambiare modo di pensare
Ogni passo fatto verso la modernizzazione consente dunque di rendere smart processi come la logistica, le attività finanziarie e l’editoria, solo per citare alcuni settori. Far risultare un’operazione più rapida, ma al contempo efficace, permette di svolgere le mansioni limitando l’errore. Ma, soprattutto, di concentrarsi su altri aspetti lavorativi che riguardano migliorie del prodotto, campagne di marketing, formazione del personale e persino progetti più ampi e a lungo termine.
Non bisogna per forza partire da digitalizzazioni complesse e difficili da comprendere, ma si può iniziare con software intuitivi per poi specializzarsi nella propria categoria e ricercare tutte le innovazioni del caso.
Ecologia e smart working
L’idea di modernizzazione passa anche per concetti quali i sistemi più ecologici e meno impattanti per l’ambiente di effettuare tale rinnovo: già la digitalizzazione e l’uso di luci a LED fanno acquisire punti in favore di un ambiente più green: e, a proposito di luci ed energia, non bisogna sottovalutare i gestori che propongono fonti alternative quali quella eolica o solare. Vi si possono aggiungere elementi come il wrapping, ovvero l’uso di adesivi di colori diversi e il riciclo degli elementi.
Nel primo caso, si può avere una superficie che simula il legno senza dover gettare un vecchio piano di lavoro, mentre nel secondo caso è persino possibile riadattare all’ufficio una scrivania di casa che non si utilizza più. L’idea di risparmiare sulle spese vive si sposa bene con quella di usare elementi già presenti per allestire l’ufficio, senza bisogno di acquistare qualcosa di nuovo.
Lo smart working è un’idea piuttosto moderna e sfruttata soprattutto in tempi recenti, a seguito della pandemia. Grazie alla digitalizzazione, “portare il lavoro a casa” o consentire di farlo ai dipendenti è una sorta di rinnovo delle abitudini che riduce gli spostamenti, lo stress e risulta estremamente valido dal punto di vista produttivo.
Avere a portata di clic anche a casa le varie applicazioni permette, anche al di fuori dell’orario di lavoro, di risolvere problematiche urgenti o connettersi in una giornata in cui non è possibile recarsi fisicamente sul posto. In tal senso, laddove la cosa sia fattibile, ad esempio per ditte individuali o con pochi soci, predisporre l’ufficio rinnovato in modo che sia equidistante o facilmente raggiungibile da tutti è un concetto smart e attuale che rende tutto più fluido.
