Conservazione delle fatture elettroniche a norma

Come si conservano le fatture elettroniche, per quanto tempo? Chi ne è esente?

Da quando la fattura elettronica è diventata obbligatoria anche tra aziende e professionisti e non solo per la pubblica amministrazione, è nata un po’ di confusione sulle normative da seguire.
Innanzi tutto chiariamo un dubbio che spesso molti professionisti si pongono, cioè se vanno conservate anche le fatture ricevute dai fornitori.

Ebbene si, la normativa prevede che l’obbligo di conservazione sostitutiva o conservazione digitale delle fatture elettroniche è valido sia per chi emette una fattura ma anche per il destinatario.

Abbiamo accennato sia alla conservazione sostitutiva che alla conservazione digitale, ma perché questa differenziazione?

Conservazione sostitutiva o conservazione digitale?

Brevemente, possiamo dire che un documento informatico è ritenuto tale (dalla normativa, vedi DPCM 13 novembre 2014) quando rispetta i crismi di essere immodificabile ed identificato in modo univoco, cioè deve avere firma digitale o marca temporale ed un numero di protocollo assegnatoli.

In sintesi, quindi, dal momento che per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione vi è obbligo di firma digitale e vengono protocollate, queste ultime potranno avvalersi della conservazione digitale dei documenti.

Nel caso delle fatture emesse tra privati, invece, non è obbligatoria la firma elettronica e non è detto che vi sia marca temporale, e non si può quindi parlare sempre di documento informatico.
Onde per cui, nel caso non siano rispettate le caratteristiche di documento informatico, si parla di conservazione sostitutiva.

In aiuto di professionisti ed imprese è arrivata la stessa Agenzia delle entrate con il servizio gratuito di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche all’interno della piattaforma “fatture e corrispettivi“, servizio che non è perfetto e neanche praticissimo, ma utile per i professionisti che non hanno centinaia di fatture annue.

Per quanto tempo vanno conservate le fatture elettroniche?

La conservazione sostitutiva, nel caso delle fatture elettroniche, deve avvenire entro il terzo mese successivo alla dichiarazione dei redditi, per cui le fatture emesse nell’anno 2019 bisognerà conservarle fino ad almeno gennaio 2021, in quanto la normativa prevede la conservazione per 10 anni, e questo è previsto all’interno del Codice Civile.

Per praticità alleghiamo questa lista di documenti e per quanto tempo vanno conservati:

Documenti da conservare, tempistiche:

  • 1 anno: Rette scolastiche e/o iscrizioni ad attività sportive.
  • 2 anni: Scontrini (per la garanzia UE)
  • 3 anni: i bolli auto
  • 5 anni: Apese mediche, i modelli CU, la documentazione di mutui e affitti, bollette e altre spese condominiali.
  • 6 anni: dichiarazioni 730 e Unico
  • 10 anni: Fatture e fatture elettroniche

Conservazione delle fatture elettroniche, come e dove farla?

Innanzi tutto la conservazione delle fatture deve essere eseguita su supporti ottici e digitali che ne consentano, in caso di bisogno o controlli, una immediata disponibilità di consultazione.

sinteticamente, la conservazione delle fatture è un processo informatico standardizzato che garantisce nel tempo la validità legale del documento, la sua integrità e la sua disponibilità

Il vantaggio della conservazione sostitutiva o digitale sta in molti fattori, in primis mettiamo appunto la facilità e rapidità di consultazione dei documenti archiviati, mentre in secono piano possiamo considerare anche la più semplice gestione e l’abbattimento di costi/spazi per la gestione di un archivio cartaceo.

La conservazione sostitutiva delle fatture,inoltre, per renderle tutte egualmente legali e conformi attribuiscono al documento archiviato sia una firma digitale che una marca temporale che ne certifica orario e data di creazione.

Le possibilità per una corretta conservazione delle fatture sono essenzialmente le seguenti:

  • Avvalersi del servizio gratuito dell’agenzia delle entrate
  • Dotarsi di un software per la gestione delle fatture elettroniche
  • Affidarsi alla gestione in outsourcing della conservazione sostitutiva

E i regimi forfettari?

Per concludere, ricordiamo che per le partite IVA a regime forfettario, anche se non vi è obbligo di fattura elettronica ci è comunque l’obbligo di conservare le fatture ricevute per 10 anni in modo analogico, cioè devono mantenere il cartaceo.

In poche parole per chi ha regime forfettario NON vi è obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, ma basta una copia cartacea conservata per 10 anni.

Ecco in merito una nota dell’Agenzia delle Entrate nella circolare n° 9/E 2019:

In caso di ricezione di fatture elettroniche non sussiste l’obbligo di conservazione digitale delle stesse, anche qualora i contribuenti in regime forfettario abbiano volontariamente comunicato ai cedenti/prestatori il loro indirizzo telematico o abbiano provveduto a registrare la pec o il codice destinatario, abbinandoli univocamente alla loro partita Iva mediante utilizzo del servizio di registrazione offerto dall’Agenzia delle entrate”.