Cosa significa organizzazione aziendale?
Per organizzazione aziendale s’intende un preciso iter procedurale in corso d’essere d’imprescindibile importanza per il titolare di un’impresa o di una società affinché possa determinare con chiarezza e buon anticipo sui tempi tutto ciò che riguarda l’ottimizzazione delle risorse disponibili, l’incremento della produttività e ogni singolo aspetto gestionale.
E che l’organizzazione di un’azienda sia una conditio sine qua non per poter raggiungere dei prefissati standard di eccellenza coniugando perfettamente produttività e crescita felice è certificato dagli stessi risultati di Google.
Sono più di 200 milioni, infatti, le ricerche effettuate volte a trovare delle soluzioni idonee per una perfetta gestione aziendale, oltre a ciò studi specialistici hanno dimostrato come circa l’83% dei titolari di realtà aziendali ritenga di basilare importanza la preesistenza di una sana organizzazione e più del 60% degli stessi titolari lega indissolubilmente l’aspetto gestionale con quello della produttività.
7 consigli per organizzare l’azienda
Definire obiettivi e piani aziendali
Visualizzare, anche visivamente mediante l’impiego di un organizer o di un software specifico, aiuterà il raggiungimento degli obiettivi prefissati oltre a favorire un brainstorming volto a individuare la metodologia più pratica ed efficace. Definire anticipatamente un piano aziendale si rivela utile specialmente laddove sorgano dei problemi, sarà sempre possibile cambiare in corso d’essere una tappa del percorso e arrivare comunque a destinazione.
Mantenere motivazione dei dipendenti
E’ innegabile che l’aspetto psicologico non debba mai essere tralasciato da una realtà aziendale indipendentemente dalle sue dimensioni e dal settore di competenza. L’efficienza dei dipendenti incide direttamente sulla produttività aziendale che a sua volta impatta sulla clientela e sul loro grado di soddisfazione coadiuvando il consolidamento dell’azienda stessa.
Pianificare in base alle esigenze
La pianificazione sia essa giornaliere, settimanale, mensile o addirittura annuale, in ogni sua forma temporale, è un comandamento su cui deve basarsi l’organizzazione aziendale. Si possono pianificare praticamente tutti gli aspetti di un’azienda, sia essi riguardanti quelli gestionali, produttivi, economici in prospettiva o quelli dei dipendenti, a ogni modo la pianificazione consente d’incrementare il flusso di cassa e il relativo margine di profitto.
Organizzare correttamente postazione di lavoro
Il disordine nella postazione di lavoro non è accettabile in quanto è una delle principali cause capaci di nuocere sulla produttività aziendale. Una scrivania in cui il caos la fa da padrone si traduce in una perdita di tempo e perdere tempo significa essenzialmente perdere soldi e guadagni. Ci si può affidare a dei sistemi di archiviazione che risultano sempre più vitali per la salute di una società.
Rispettare gli impegni
Gli impegni vanno rispettati e mantenuti nei confronti dei dipendenti, fornitori, clienti e soprattutto sé stessi. Ad esempio, dei pagamenti correttamente eseguiti entro una data stabilita sono indice di un’azienda sapientemente organizzata aumentando così la fiducia dei lavoratori stessi. Medesimo discorso si applica al lato clienti o fornitori, effettuare con dovizia e precisione ogni ordine o consegna garantirà una notevole soddisfazione finale e un maggiore consolidamento sul mercato.
Creare connessioni
Non si parla si connessioni informatiche, ma di connessioni e relazioni umane. Una delle applicazioni più importante del lead marketing ha a che fare essenzialmente con la necessità di creare una fitta rete di comunicazioni con quelli che sono già clienti e con coloro che potrebbero esserlo.
Utilizzare la tecnologia
Oggigiorno sono disponibili software praticamente per ogni cosa e l’informatizzazione di massa ha dato un innegabile vantaggio a coloro che sanno sfruttare pienamente gli strumenti tecnologici a propria disposizione. Avere dati, archivi, fatture, informazioni il tutto a portata di click consentirà di risparmiare del tempo prezioso e di risultare enormemente più efficienti anche nello svolgimento dei lavori più semplici grazie a una corretta conservazione dei documenti cartacei.
Organizzazione aziendale: gli aspetti principali
Struttura organizzativa da adottare
In linea generale, in base alla specifica realtà aziendale che si prende in considerazione, si possono individuare delle macroaree strutturali specifiche in cui rientrano le strutture ultime vere e proprie.
Si ha una struttura organizzativa semplice, tipica delle aziende medio-piccole, in cui il controllo gestionale è generalmente affidato a un solo individuo che assume di sé la maggior parte delle responsabilità. E’ una tipologia di struttura organizzativa che espleta al meglio le proprie potenzialità e funzionalità a patto che le dimensioni aziendali non eccedano raggiungendo un livello tale per cui si rende necessario l’introduzione di determinati sistemi di automazione.
La struttura organizzativa funzionale è una di quelle che si può ritrovare in quelle realtà aziendali il cui business è basato su un settore ben specifico piuttosto che su una diversificazione accentuata. In questa struttura ogni personale dipendente diventa esperto nel proprio settore di competenza consentendo un perfetto espletamento di tutte le funzioni in modo preciso e puntuale. Il punto debole inevitabilmente si può ritrovare nel suo eccessivo immobilismo che rischia di diventare controproducente laddove l’azienda subisca un processo di espansione.
La struttura multidivisionale è infine quella più indicata per realtà medio-grandi. La divisionalizzazione consente di adattare precise strategie organizzative che restano di competenza di uno specifico settore con specifiche risorse e funzioni, in questo modo ogni settore può operare autonomamente per concorrere al raggiungimento del benessere comune
Dimensionamento delle risorse
Per dimensionamento delle risorse s’intende quello specifico processo volto a individuare con precisione l’ammontare dell’attività lavorativa che si riversa su un settore, una divisione aziendale o un determinato lavoratore. E’ evidente si tratti di un’ottimizzazione mediante cui il titolare può passare da una prima fase di rivelazione in cui può visionare i risultati derivanti dall’operativa del settore di riferimento a quella dell’analisi visionando e considerando la modifica o il taglio di aspetti quali le tempistiche o il carico di lavoro per terminare poi con quella della riprogrammazione con cui agisce in modo tale da risolvere ogni eventuale problematica insorta.
Gestione dei processi
La gestione dei processi industriali è una delle variabili più impattanti nella produttività aziendale a medio-lungo termine. Consiste essenzialmente nella valutazione e analisi di tutti i singoli aspetti riguardanti l’ottimizzazione delle risorse, il proprio modello di business, il settore dei lavoratori, il raggiungimento degli obiettivi prefissati, il taglio di eventuali costi accessori, tutto volto a incrementare la produttività finale e a evitare quello che viene definito Effetto Silo, cioè quel processo in cui l’attenzione è rivolta al singolo aspetto della catena piuttosto che al risultato finale.
Procedure scritte
Le procedure scritte sono quelle che comunemente vengono anche definite Best Practices e come tali vengono considerate dal momento che sono i capisaldi senza cui il raggiungimento di determinati obiettivi sarebbe impossibile. La standardizzazione dei processi e la regolamentazione di determinate pratiche sono variabili che hanno la capacità di apportare enormi benefici in termini di produttività all’azienda. La conformità e la chiarezza di poche ma preziose procedure permetterà non solo di risparmiare tempo e tagliare costi inutili, ma anche di far sì che ogni settore rispetti i termini e le funzioni di competenza.
Coordinamento risorse
Il coordinamento delle varie risorse aziendali, soprattutto se delegata ed espletata mediante la figura dell’addetto alle risorse umane, è un lato fondamentale dell’organizzazione aziendale. Un coordinamento efficace si esplica in modo tale che le risorse siano la forza operativa della visione aziendale e come tale agiscono in una perfetta comune d’intenti per far sì che la produttività aziendale sia il riflesso della soddisfazione della forza lavoro.
Gestione carichi di lavoro
Gestire correttamente è carichi di lavori è uno degli aspetti più insidiosi di una realtà aziendale. Significa principalmente interfacciarsi con una vasta quantità di diverse risorse ognuna in possesso di specifiche abilità, ritmo lavorativo, talento e professionalità. Trovare un giusto punto di equilibrio tra i differenti settori consentirà un boost di produttività immediatamente riscontrabile in ogni singolo aspetto del processo aziendale, dai lavoratori stessi al cliente ultimo. Il compito passerà inevitabilmente da una fase di studio introduttiva in cui verranno analizzati con dovizia i report di ciascun reparto e di progettare o riprogrammare l’intera catena così da coniugare perfettamente i carichi di lavori con i loro effettivi esecutori.
Monitoraggio delle performance
Il monitoraggio delle performance è una delle variabili più impattanti per progettare una pianificazione aziendale che possa donare dei risultati di assoluta eccellenza. Affinché il monitoraggio possa svolgere pienamente le proprie potenzialità è essenziale che assicuri una doppia visione: una storia e una prospettica. Quella storica è essenzialmente legata all’analisi dei risultati già in proprio possesso e una loro perfetta comprensione è ciò che apre la strada alla visione prospettica mediante cui si potranno ottimizzare le perfomance in atto incrementandone l’efficacia in un’ottica a lungo termine.
Circolazione flussi d’informazioni
L’informazione è potere e quest’affermazione è tanto più valida se si riferisce a una realtà aziendale. Garantire una corretta circolazione d’informazione che si esplica sia all’interno tra i vari settori sia all’esterno tenendo conto dei desideri e dei bisogni della clientela, anticipandone quasi i bisogni, è fondamentale se si vuole avere una fonte quasi inesauribile alla quale attingere per ottimizzare la produttività dell’azienda.
