La rivoluzione della fattura elettronica ha comportato una vasta gamma di cambiamenti nel mondo dei liberi professionisti e delle imprese italiane. Un po’ di confusione è certamente connessa all’introduzione di una disciplina del tutto nuova e che richiede adeguamenti tecnici, in alcuni casi gli errori possono essere facilmente evitati ma bisogna conoscere quelli più diffusi per farlo. Ma quali sono gli errori più comuni da evitare prima di inviare una fattura elettronica? Ecco alcuni degli sbagli più diffusi nella compilazione delle e-fatture che possono comportare il rifiuto delle stesse.
Evitare lo scarto della fattura elettronica
La fattura elettronica viene scartata, e quindi rifiutata dal sistema di interscambio, in alcuni casi: conoscere quali sono le ipotesi permette di evitare alcuni degli errori più comuni. Ad esempio la fattura elettronica rischia di essere scartata se:
- mancano i dati obbligatori, come partita IVA dei soggetti coinvolti nell’emissione/ricezione della fattura elettronica, numero della fattura ecc.
- La fattura è un duplicato di una già inviata.
- La fattura ha una data successiva a quella del giorno in cui viene inviata.
- Ci sono delle incongruenze nei dati che sono segnati all’interno della fattura elettronica (aliquota IVA zero, ecc.).
- Il codice destinatario è scritto in lettere minuscole: deve essere scritto in maiuscole per essere riconosciuto dal sistema.
- L’IBAN (un dato che non è obbligatorio inserire nella fattura elettronica) è errato.
Approfondire il funzionamento del software
Un errore abbastanza comune consiste nell’emettere le fatture senza conoscere le modalità di funzionamento del software scelto per l’invio della fattura elettronica in XML. Il formato unico attualmente previsto per l’invio delle e-fatture è l’XML, e il sito dell’Agenzia delle Entrate supporto alcuni formati tabellari excel che spiegano i tracciati XML per le diverse tipologie di fattura (quella semplice, quella PA e via dicendo). Per evitare lo scarto della fattura elettronica è utile sapere quali sono le informazioni che corrispondono ai diversi campi del tracciato.
Utilizzo di caratteri speciali nella e-fattura
L’utilizzo di caratteri speciali nell’invio della fattura elettronica può causare lo scarto della fattura stessa. Infatti il tracciato XML non supporta alcuni dei caratteri speciali che invece nel precedente metodo di fatturazione erano del tutto normali. I simboli delle valute, il simbolo della percentuale, i trattini non sempre sono convertiti in modo automatico dal software: accertatevi che lo siano prima di usarli.
Attenzione all’indicazione della PEC e codice destinatario cliente
L’indicazione della PEC o del codice destinatario esistente ma sbagliato, non riferito al cliente, è un errore abbastanza grave perché la fattura risulta validamente emessa, ma il terzo che la riceve potrebbe limitarsi a eliminarla senza avvertirvi.
Conviene registrare la PEC o il codice destinatario nell’Area Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
La registrazione della fattura nel sistema contabile
Prima di registrare la fattura elettronica nel vostro sistema contabile, attendete che sia stata notificata e accettata dal Sistema di Interscambio. Evitate di inserire la fattura nel sistema prima di aver ricevuto l’ok da parte del Sdi che garantisce che l’invio sia andato a buon fine.