Firma digitale: cos’è e come funziona

Negli ultimi due anni, l’attività di molte imprese in Italia è stata messa a dura prova. La pandemia da Covid 19 ha inibito l’attività quotidiana di aziende e professionisti e, per tanti, l’utilizzo di strumenti informatici, come la firma digitale, ha significato riuscire a portare avanti le attività consuete senza subire rallentamenti.

La firma digitale, che permette di sottoscrivere documenti ufficiali anche da remoto, è diventata sinonimo di continuità e benessere per tantissime imprese.

Sono aumentate esponenzialmente le richieste di utilizzo della stessa, persino da chi non aveva ancora ipotizzato di servirsene. Grazie alla sicurezza, all’affidabilità e alla capacità di rendere tutto più semplice e comodo, la firma digitale è, ormai, entrata a far parte della consueta sottoscrizione di documenti, in alternativa alla classica firma a mano.

Vediamo bene di cosa si tratta, come funziona e le sue più comuni destinazioni d’uso.

La firma digitale è il risultato di una tecnologia informatica, la crittografia, che rende sicuri i dati online. Questo insieme di “scritture nascoste”, non comprensibili a chi non autorizzato alla lettura, consente di associare in modo indissolubile un numero binario, la firma stessa, a un documento informatico che rappresenta l’equivalente di atti o dati giuridicamente rilevanti.

La firma digitale, come la firma autografa, è indispensabile per conferire validità legale ai documenti ufficiali come contratti, dichiarazioni o atti amministrativi pubblici e privati.

Per questo motivo, deve obbligatoriamente riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al relativo documento, o all’insieme di documenti, da sottoscrivere, soddisfando requisiti particolarmente stringenti di:

  • autenticità
  • integrità del documento, che non può assolutamente subire modifiche dopo la sottoscrizione;
  • non ripudio del documento stesso, dal momento che chi appone la propria firma non può più disconoscere il proprio autografo a meno che non fornisca delle prove.

Come funziona la firma digitale

Tale risultato si ottiene sempre grazie all’utilizzo di strumenti crittografici che, come abbiamo detto, rendono sicuri i dati online e permettono l’identificazione univoca della firma alla persona che richiede di sottoscrivere il documento.

In Italia, l’Agenzia per l’Italia Digitale è il soggetto istituzionalmente qualificato (il certificatore) che abilita altre aziende, tra queste ad esempio Aruba e Poste Italiane, alla gestione del processo di assegnazione univoca della firma digitale.

Per ottenere il kit per la firma digitale i cittadini possono rivolgersi a una di queste realtà autorizzate, compilando tutte le pratiche di rilascio e presentando i documenti anagrafici indispensabili per l’assegnazione della firma.

L’Agenzia per l’Italia Digitale procederà alla verifica dell’identità, assegnando al richiedente un PIN segreto collegato al suo codice pubblico. L’apposizione del PIN segreto sul documento attesterà la volontà di sottoscrivere il documento. La rispondenza tra codice identificativo pubblico e PIN segreto servirà invece a convalidare l’operazione, dando validità e valore legale alla firma digitale.

L’apposizione della firma digitale ha, quindi, il medesimo valore legale della firma a penna ma con il grande vantaggio di poter essere utilizzata sempre, anche da remoto, come ad esempio dalla propria abitazione, in totale sicurezza.

Le destinazioni d’uso della firma digitale

L’utilizzo della firma digitale snellisce e semplifica i rapporti tra pubbliche amministrazioni, imprese e cittadini e riduce l’utilizzo dei documenti in forma cartacea, rendendo, quindi, più dinamica, veloce ed ecosostenibile la gestione di pratiche e documentazioni.

In quanto strumento informatico che garantisce autenticità, integrità e validità di un documento online, la firma digitale è un mezzo fondamentale per accelerare i processi di digitalizzazione, già in corso da diversi anni. In effetti, la firma elettronica presenta numerosi vantaggi da non trascurare:

  • è pratica, perché per cittadini e imprese diventa più semplice interfacciarsi tra di loro o con la pubblica amministrazione, scambiando online documenti a piena validità legale. Inoltre, la firma elettronica rende la burocrazia più agile, sostituendo il processo di approvazione su carta e le lunghe code agli sportelli;
  • è rapida, perché rende possibile anche a distanza la stipulazione di rapporti contrattuali, senza necessità di spostamenti di persone o di attendere i tempi di spedizione;
  • abbatte i costi di trasporto perché elimina i costi di stampa e di spedizione. Inoltre, conservando tutto all’interno di archivi elettronici, si abbattono anche i costi di archiviazione;
  • rispetta l’ambiente perché riduce il consumo di carta e delle emissioni di CO2 dovute alla logistica dei documenti.

Ecco perché un numero sempre maggiore di aziende sceglie la sottoscrizione di documenti ufficiali con la firma digitale.  Soprattutto in ambito creditizio, le imprese più all’avanguardia sul piano della tecnologia, adottano la firma digitale per la sottoscrizione delle pratiche di finanziamento, garantendo di fatto una gestione rapida della richiesta di prestito, tempi di erogazione ridotti e il vantaggio, per il cliente, di amministrare la pratica comodamente dalla propria abitazione.

La procedura è davvero molto semplice. Basta avere a portata di mano uno smartphone, tablet o PC munito di webcam e l’intera procedura di identificazione e di apposizione delle firme viene svolta direttamente online con l’utilizzo di un codice OTP che il cliente riceve tramite SMS per convalidare l’operazione.

Inoltre, le aziende top nel settore sono le uniche in grado di fornire una consulenza personalizzata e professionale a 5 stelle grazie alla competenza dei propri consulenti del credito.