Un imprenditore ha a che vedere tutti i giorni con scadenze e con situazioni di difficoltà e impegni che si sovrappongono. Cercare di tenere tutto sotto controllo può essere anche molto, molto difficile, per questo spesso c’è chi assume una segretaria per farsi dare una mano. Ma non tutti possono permettersela, anche economicamente; ecco allora che subentrano delle soluzioni più economiche e più alla portata di tutti. L’assistente virtuale è una di queste soluzioni. Di che cosa si tratta? A che cosa serve, di preciso, un’assistente virtuale? Una segretaria virtuale è una compagna di viaggio e di lavoro che può sempre dare una mano nella gestione degli impegni professionali. Si tratta in sostanza di un servizio prettamente online, non fisico, e come tale comporta dei costi fortemente abbattuti rispetto a quelli che richiederebbe una segretaria. Inoltre si tratta di un servizio molto agile e flessibile per andare incontro alle esigenze di tutti… un’assistente virtuale è possibile davvero per tutti, basta informarsi sui servizi che sono più consoni rispetto alle proprie necessità.
Ma che cosa fa, di preciso, l’assistente virtuale per un imprenditore? Vediamo alcuni dei compiti che questo servizio virtuale può comodamente svolgere al posto dell’imprenditore, per snellire il suo lavoro e per aiutarlo ad organizzarsi al meglio fra impegni e responsabilità, gestione dei clienti e appuntamenti.
I compiti dell’assistente virtuale
L’assistente virtuale può svolgere una vasta gamma di funzioni. È logico dedurre che più funzioni svolge l’assistente virtuale, più il suo costo aumenterà, ma mantenendosi sempre in un raggio economico alla portata di tutti!
Comunque fra i compiti che l’assistente virtuale svolge più di frequente ci sono:
- la gestione ed il controllo delle mail. Quante volte pensate che la lettera delle mail tutte le mattine e il controllo in giornata sia un’attività che vi fa perdere davvero troppo tempo? Eppure non potete permettervi di lasciare la casella mail abbandonata, possono scrivervi clienti, fornitori, potenziali interessati e la risposta pronta e completa è già un ottimo biglietto da visita per quanto riguarda la professionalità e la competenza. Quindi che cosa fare? Molto semplicemente, l’assistente virtuale può rispondere alle vostre mail, selezionare quelle urgenze, rispondere alle mail che richiedono generiche informazioni, passarti quelle che invece richiedono una risposta più personale. Così buona parte del lavoro è delegata.
- Gestire le chiamate. Un altro fenomeno che spesso ruba tanto tempo agli imprenditori è il rispondere al telefono e gestire le telefonate. Se la mail può attendere, le chiamate no. Anche in questo campo si dimostra davvero utilissima la presenza di un’assistente virtuale che possa gestire le chiamate e che possa rispondere: spesso si tratta di un servizio che l’assistente virtuale svolge in una determinata fascia oraria.
- Svolgere il lavoro amministrativo. La piccola contabilità, le note spese, la gestione delle fatture, sono piccoli fenomeni che ogni imprenditore deve affrontare. Oppure lo può fare un’esperta assistente virtuale per voi.
- Controlli sul web e servizi vari. Se non avete tempo di organizzare un viaggio, di prenotare il biglietto aereo, di cercare informazioni sulla concorrenza sul web, lo può fare l’assistente virtuale al posto vostro.
- Redigere documenti. Una lettera di reclamo, un documento commerciale, una presentazione: ecco tanti servizi che possono essere svolti tranquillamente dall’assistente virtuale che vi siete procurati.
- Gestione e creazione di siti. Un’assistente virtuale può darti anche una mano nella creazione di un sito WordPress e nella sua gestione, per dare una svolta all’attività.
