Workflow: automatizzarlo per aumentare la produttività
All’interno delle attività aziendali ci sono flussi di lavoro che spesso per consuetudine si tende a lasciare invariati negli anni per paura di intervenire su processi e metodi consolidati. Può apparire meno impegnativo lasciare invariato lo stato dei fatti rispetto ad un cambiamento di abitudini, ruoli e struttura organizzativa. Nell’era digitale e con un aumento vertiginoso dell’e-commerce si è però giunti in molti casi a dover intervenire su aspetti gestionali per rendere l’intera azienda più efficiente e produttiva. Inoltre, rimanere ancorati a sistemi manuali potrebbe penalizzare il lavoro dell’intero team a favore di competitor più fluidi.
Il principale vantaggio dell’automazione dei processi aziendali è il risparmio del tempo, delegando al software l’applicazione di alcuni processi che possono fare a meno dell’intervento umano. Liberi da incombenze operative, le risorse possono essere applicate su azioni con un valore aggiunto maggiore. L’intera forza lavoro risulterà più produttiva ed efficiente.
Secondo il 42% dei leader aziendali, le attività vengono completate più velocemente con l’automazione dei processi rispetto a quando vengono eseguite manualmente. Riducendo la ripetitività delle mansioni inoltre, si ottiene un ridimensionamento degli errori umani e di conseguenza una minore necessità di rielaborare l’intero processo in modo corretto.
Un risparmio di tempo e di risorse non indifferente!
Oltre che nei casi di automazione del flusso di lavoro interno, è bene immaginare scenari più ampi in cui una sola realtà aziendale si trova a dover gestire flussi di dati provenienti da sistemi differenti, come nei casi di vendita online, dove si utilizza un gestionale interno scollegato dalla piattaforma e-commerce. In questo caso diviene pressoché obbligatoria l’integrazione dell’e-commerce con il gestionale.
Anche nel campo del marketing è possibile automatizzare alcuni processi altrimenti gravosi e dolorosamente lenti. È sicuramente il caso dell’email marketing. Una realtà aziendale che voglia sfruttare questo strumento del digital marketing dovrà sicuramente pensare ad un connettore per la sincronizzazione dei dati.
I 5 vantaggi dell’automazione
L’impatto positivo del workflow automation riguarda tutti i settori aziendali. Alcuni saranno più coinvolti e con maggiori benefici nel breve termine, altri vedranno risultati di valore nel medio-lungo termine, ma indubbiamente tutto l’universo aziendale potrà usufruire del miglioramento prodotto dai processi di automazione.
I vantaggi principali nel breve periodo sono sicuramente:
- Diminuzione del lavoro manuale
- Eliminazione quasi totale dell’eventualità di incorrere in errori
- Ottimizzazione dei costi
- Informazioni e dati sempre aggiornati e reali
- Miglioramento della comunicazione interna ed esterna
Tutti questi vantaggi apportano un miglioramento nella strategia di business, potendo dirottare tempo e risorse su obiettivi con un alto valore aggiunto si potrà migliorare anche il piano strategico dell’azienda.
Come automatizzare i processi aziendali nel modo corretto
Ora che sappiamo quali opportunità possiamo sfruttare automatizzando i processi aziendali, rimane da capire come farlo nel modo più profittevole e corretto per la nostra realtà aziendale.
Proprio sull’onda della crescente necessità a livello globale di un workflow organizzato ed automatizzato, sono stati sviluppati numerosi software capaci di collegare più processi con piattaforme esterne. È possibile gestire contemporaneamente ed in modo sincronizzato flussi di dati provenienti da diversi canali. Integrare marketplace, software di e-mail marketing, e-commerce gestionali ed ERP è ormai possibile. Bisogna solamente scoprire quale prodotto è davvero efficiente e capace di rispondere alle nostre esigenze.
Per questo motivo la principale qualità del connettore da scegliere sarà la personalizzazione del prodotto. Anche la capacità di adattarsi ai continui aggiornamenti delle piattaforme terze senza la necessità di interventi sui propri sistemi è un aspetto da non sottovalutare.
Se vogliamo sfruttare al massimo i vantaggi dell’automazione dei processi, il prodotto che sceglierete dovrà essere in grado di sfruttare l’abilità di comunicazione M2M (Machine to Machine) oltre alle tecnologie di elaborazione ed aggregazione dei dati. Il bacino di informazioni cui avremo accesso sarà così arricchito ulteriormente e costantemente.
Facciamo un esempio, se utilizziamo una piattaforma e-commerce per le nostre vendite online, non solo integrandola al nostro gestionale avremo un flusso dei dati costante ed aggiornato in tempo reale e una riduzione del lavoro sui diversi reparti ma anche la possibilità di integrare le informazioni in nostro possesso durante le fasi di lavorazione degli ordini, andando ad aggiungere informazioni come le richieste di assistenza, i reclami e molto altro.
Come abbiamo detto, ci sono molte proposte che possono assolvere questi aspetti. Come ad esempio www.Semplisio.it. Si tratta di un connettore universale in grado di creare integrazioni con piattaforme e software. Il punto di forza di questo tipo di soluzioni è la possibilità di essere connessi a qualsiasi tipologia di CMS e sito web ed interagire con qualsiasi software aziendale. In sostanza sono soluzione che possono essere collegate a qualsiasi realtà, sia in output che in input, sfruttando in modo funzionale ed efficace la data integration per ottimizzare i processi aziendali. Le connessioni e le soluzioni come quelle di Semplisio risultano già pronte e testate, non richiedono la creazione di ulteriori programmi ad hoc, garantendo un risparmio di tempo notevole ed una maggiore flessibilità dell’integrazione.
Conclusioni
Abbiamo visto come automatizzare i flussi di lavoro possa non soltanto essere vantaggioso ma in alcuni casi necessario e non più rimandabile. Bisogna in chiusura di analisi, valutare anche quanto tutto questo apporti benefici sia all’aspetto umano che alla qualità del lavoro per le persone.
Un lavoro maggiormente organizzato, con informazioni precise e costanti, una riduzione del lavoro manuale, interventi di correzione degli errori ridotti e una qualità del tempo lavorativo migliore può solamente incentivare anche il lavoro delle risorse umane coinvolte nei processi aziendali. Un ambiente di lavoro più disteso e sereno porta sicuramente un incremento di produttività e di coinvolgimento dell’intero team.
