Le regole per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale

Si parla spesso di rivoluzione digitale e dematerializzazione dei documenti nell’ottica di una gestione più pratica e funzionale di questi ultimi. Quello che spesso si tralascia di menzionare è l’importanza di una fase che a questo processo si lega a doppio filo, ovvero la custodia e la gestione degli archivi cartacei. Si tratta di un asset strategico, inserito nel contesto di una completa innovazione dei processi aziendali. Vediamo allora in che modo viene portata avanti la gestione archivio cartaceo e sua conservazione, mettendone il luce gli step chiave.

Ci sono diversi aspetti dei quali si deve tenere conto quando si devono archiviare molti documenti cartacei. Il riferimento è in particolare alla fase di stoccaggio e a quella di protezione fisica dei documenti stessi (derattizzazione, antincendio, antintrusione e così via). Così come alla possibilità di scannerizzare, digitalizzare e in ogni caso di generare una copia virtuale di ciascun elemento.

Il processo di conservazione segue un iter molto rigido per portare a termine il quale è possibile rivolgersi a realtà specializzate. Affinché sia ritenuto valido deve infatti ottemperare a regole e norme ben precise. Soltanto nel caso in cui la conservazione dei documenti cartacei sia stata messa in atto seguendo determinati canoni si potrà avere la garanzia di autenticità in relazione ai documenti digitalizzati e ne potrà essere assicurata la reperibilità.

Come avviene l’archiviazione dei documenti cartacei

Quando si tratta di mettere in atto il processo di archiviazione del patrimonio documentale si devono definire alcune metodologie che tengano conto sia del destino dei documenti stessi che del loro pregresso. Con la consapevolezza che, una volta conclusa l’operazione, essi entreranno a far parte del mare magnum di documenti cartacei archiviati. Ogni singolo aspetto è messo in rete: i metodi per la formazione dell’archivio, la reperibilità delle info e la facilità di ricerca, la storicità e classificazione così come anche il labelling e la protezione.

Chiaramente ciascun supporto ha esigenze conservative differenti, che vengono rispettate sempre nell’ottica di garantire una maggiore efficienza ai processi interni. Il riferimento è anche a tutta una serie di step che possiamo definire ‘di contorno’, come per esempio lo spostamento, l’etichettatura e lo stoccaggio negli scaffali ma anche l’inserimento in contenitori antipolvere ad hoc che potranno essere chippati.

Tipologie di archivi: correnti a deposito e storici

Ci sono tre categorie di archivio cartaceo che entrano in gioco quando si tratta di ottimizzare la gestione dei documenti per un’azienda. Il primo è l’archivio corrente, costituito dalla documentazione che è di supporto al normale svolgimento dell’attività. Si deve fare in modo che la ricerca dei documenti sia il più possibile veloce e intuitiva. Lo step seguente è quello relativo alla formazione di un archivio di deposito, che contiene tutti quei documenti che non sono più utili in relazione alle correnti esigenze dell’azienda (tuttavia mantengono una rilevanza per ciò che riguarda i fini operativi e giuridici). Infine troviamo l’archivio storico, costituito dai documenti che non abbiano più rilevanza giuridica o amministrativa e si decida di conservarli per mantenere comunque la memoria storica. La gestione di questi documenti prevede che vengano impiegati strumenti ben precisi, necessari a valorizzare e catalogare correttamente la documentazione stessa.