La fatturazione elettronica è un sistema che è stato di fatto introdotto nel nostro Paese con la Legge 244 del 24 dicembre 2007, altrimenti detta Legge Finanziaria 2008. Fu infatti stabilito l’obbligo di emettere fatture esclusivamente in formato elettronico (fatture elettroniche, altrimenti note come fatture digitali) nei confronti della Pubblica Amministrazione.
L’introduzione della fatturazione elettronica come obbligo per la maggior parte dei contribuenti è stata graduale, ma oggi sono pochissimi coloro che sono esentati dall’emettere fatture in formato digitale; fra questi vi sono i soggetti IVA che effettuano prestazioni sanitarie nei confronti dei consumatori finali.
Per la gestione della fatturazione elettronica è necessario uno specifico software e se non sei tra i pochi esentati dall’obbligo, per la gestione delle tue fatture potresti prendere in considerazione un software di fatturazione online per la tua attività, grazie al quale potrai effettuare non soltanto l’emissione delle fatture, ma controllare anche diversi altri aspetti della tua gestione amministrativa.
Come funziona un software di fatturazione elettronica?
Sul mercato sono disponibili diversi software per la gestione della fatturazione elettronica, alcuni molto essenziali, che gestiscono soltanto creazione, invio e conservazione dei documenti, mentre altri sono suite che integrano, oltre alla fatturazione elettronica, diversi altri aspetti dell’amministrazione aziendale.
Per quanto riguarda più specificamente il funzionamento, un software di fatturazione elettronica, diversamente da un programma di fatturazione “tradizionale”, crea documenti in uno specifico formato digitale, noto come XML (acronimo di eXtensible Markup Language).
Questi documenti, ovvero fatture, note di debito e credito, saranno successivamente inoltrati al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. L’SdI è un sistema che dopo aver ricevuto i documenti in formato XML effettua una verifica su alcuni dati inseriti e, a seconda dell’esito di tale controllo, potrà inoltrare i documenti ai destinatari oppure scartarli a causa di errori. In ogni caso rilascerà al mittente una notifica dell’esito.
La conservazione delle fatture elettroniche
Vale la pena ricordare che le fatture elettroniche devono essere conservate sia da chi le emette, sia da chi le riceve, come previsto dal DPR 633/1972. Per quanto riguarda la durata di conservazione, l’articolo 2220 del Codice Civile prevede che le scritture contabili, e quindi anche le fatture elettroniche, debbano essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.
Per quanto riguarda le fatture in formato digitale è obbligatorio ricorrere alla cosiddetta “conservazione sostitutiva”, una procedura informatica che conferisce valore legale nel tempo a un documento elettronico, equiparandolo a un documento cartaceo.
Le soluzioni per la conservazione sostitutiva sono essenzialmente due: il servizio che viene messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate, oppure un software di fatturazione elettronica che oltre a creazione e invio dei documenti, provvede anche alla loro conservazione rispettando i requisiti previsti dalla legge.
Fatturazione elettronica online: i vantaggi del “cloud”
Uno degli aspetti che caratterizza i software di fatturazione elettronica online è la tecnologia cloud; cosa che permette di archiviare tutta la documentazione e accedervi da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. In sostanza è possibile operare con il software non soltanto con il personal computer che si trova in ufficio, ma anche da qualsiasi luogo e in qualsiasi orario con un notebook, un tablet o uno smartphone connessi a Internet, un po’ come si fa quando si gestisce il proprio conto corrente online.
Un aspetto che vale la pena di sottolineare è che il cloud consente la sincronizzazione automatica delle informazioni tra diversi dispositivi. In sostanza, si può iniziare la compilazione di una fattura con il notebook, salvarla senza inviarla e riprenderla più tardi terminando il processo da un altro luogo, magari con lo smartphone o con il pc dell’ufficio.
La possibilità di poter accedere ai vari documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento è molto pratica perché in caso di necessità l’accesso è semplice e rapido.
Scelta del software di fatturazione elettronica
Come nel caso di qualsiasi software, la prima caratteristica che si deve prendere in considerazione per la scelta di un programma di fatturazione elettronica è la facilità nell’utilizzo. Più un software è facile da usare, minore è la possibilità di perdite di tempo e di errori.
Un software di fatturazione elettronica deve poi essere “integrabile”; vale a dire che deve potersi collegare con altri programmi e servizi di utilizzo aziendale, ad esempio CRM o piattaforme e-commerce. Questo consentirà la sincronizzazione automatica dei dati, riducendo drasticamente il lavoro manuale e il rischio di errori.
Un’altra caratteristica importante è la multifunzionalità. Oggi esistono software che è semplicistico definire “di fatturazione elettronica”, in quanto non si limitano a creare, inviare e conservare le fatture elettroniche, ma offrono anche un gran numero di funzionalità che consentono di rendere molto efficiente la gestione contabile e fiscale.
I migliori software gestiscono le fatture a 360 gradi, creano i documenti di trasporto, i preventivi, le fatture proforma e altri documenti.
Possono inoltre registrare gli acquisti e la prima nota, analizzare i dati di impresa, gestire il magazzino, le anagrafiche di clienti, fornitori e articoli, analizzare i dati aziendali e anche consentire una collaborazione con il proprio commercialista.
In conclusione, quando ci si trova a dover scegliere un software di fatturazione elettronica online, si dovrebbe optare per un prodotto che permette un controllo aziendale a 360 gradi, piuttosto che per un software che costringe a dotarsi di altri programmi per controllare gli altri aspetti della gestione dell’azienda.
