L’obiettivo di ogni impresa è quello di realizzare un profitto attraverso l’esecuzione di una serie di attività.
Per l’esecuzione di queste attività aziendali è necessaria la produzione di documenti, l’annotazione di informazioni e molto altro ancora. Tutto ciò, da vita ad un flusso di lavoro.
Per avere un’idea più chiara su quest’ultimo, bisogna considerare che è composto da una serie di attività, per esempio:
- il cliente richiede la fornitura di un prodotto in una certa quantità;
- l’azienda recupera, dal magazzino, il prodotto in questione;
- l’azienda consegna al cliente il prodotto;
- infine, l’azienda emette la fattura di vendita.
Generalmente, questo flusso viene anche chiamato ciclo delle vendite o ciclo attivo, che è contestuale al ciclo degli acquisti o ciclo passivo. Come si può constatare, ogni attività, per essere eseguita nel modo corretto, deve servirsi di una serie di informazioni in ingresso, per poi produrne di altre in uscita.
L’attività aziendale ha dei ritmi spesso frenetici quindi è fondamentale che le informazioni vengano raccolte e aggiornate il più velocemente possibile. Proprio a questo punto entrano in gioco i software gestionali per la logistica.
Infatti, registrare su carta tutti i dati necessari risulterebbe non solo molto lento, ma non riuscirebbe a collegare tra loro le varie operazioni aziendali. Un esempio è l’emissione di fattura, che necessita della ricerca a mano dei dati del cliente, per poi effettuare una trascrizione sulla fattura, ponendo la massima attenzione a non commettere errori. In questo modo si spenderebbe troppo tempo in attività accessorie, sottraendolo alla vera attività operativa del business.
Grazie ai software gestionali è possibile velocizzare e semplificare l’esecuzione di tali attività accessorie. Possiamo dire che un software gestionale è uno strumento atto a semplificare la registrazione dei dati relativi alle attività aziendali, con il fine di dare le risposte necessarie ad altre attività in tempi brevi.
Le funzioni del software gestionale
Innanzitutto il software gestionale deve consentire di recuperare facilmente e velocemente i dati interessati, servendosi di appositi strumenti di navigazione, che permettano la ricerca in modo gerarchico, piatto, statistico o aggregato delle informazioni.
Oltre a ciò è necessario che i dati di ogni attività vengano rilevati rapidamente; ad esempio, è possibile impiegare delle interfacce touch screen da collocare direttamente nel luogo interessato alla produzione, al fine di rilevare i dati acquisiti sul campo. In alternativa è possibile adottare dei lettori di codici a barre, così da inserire i dati di interesse con meno errori.
Un’altra funzione molto importante è la conversione delle informazioni e dei dati in modo rapido. Infatti, grazie al software gestionale, è possibile convertire l’ordine in una fattura, oppure inserire automaticamente i dati anagrafici del cliente in fattura, senza doverli reinserire ogni volta.
I programmi per la gestione della logistica sono inoltre estremamente importanti anche per quanto riguarda la produzione, attraverso lo scheduling o attività di pianificazione della produzione. Grazie alla schedulazione, che attribuisce una sequenza di attività a ciascuna risorsa avvalendosi della simulazione dei processi di produzione, è infatti possibile realizzare un piano di produzione aziendale volto ad ottimizzare i processi e le risorse.
Il software gestionale si occupa anche di segnalare e prevenire gli errori, ad esempio quando il codice fiscale, la partita IVA o l’IBAN risultano invalidi oppure nel caso in cui la fattura sia priva di righe.
Lo scopo principale del software per la logistica, però, è quello di integrare e connettere tutte le attività, i flussi di lavoro e il loro mutamento nel corso del tempo.
Quindi, la terminologia impiegata dal software, insieme alla sua strutturazione, deve risultare uguale a quella dell’impresa.
Perciò, ogni aspetto di quest’ultima, come il magazzino, le vendite, la produzione, la logistica, i rapporti tra i fornitori e i clienti, la distribuzione e gli acquisti devono essere interamente supportati dal programma gestionali.
Inoltre, un software gestionale deve essere specifico, ciò significa che uno destinato alla gestione di magazzino, non riuscirà ad adattarsi ad uno studio legale, oppure uno per un corriere espresso non andrà bene per la produzione artigianale.
Infine, è importante che il software gestionale sia ben integrato. E’ bene considerare che questo aggettivo ha una grande rilevanza nell’ambito dei programmi di logistica. Ciò significa che tutte le informazioni devono necessariamente risiedere in unico punto, senza essere distribuite o duplicate. Un esempio sono i dati relativi al cliente, che devono trovarsi nell’anagrafica cliente. Di conseguenza, coloro che si occupano della modifica e dell’aggiornamento dei dati dei clienti, lo faranno esclusivamente nell’anagrafica dei clienti, così che chiunque possa ricercarli in unico punto.
